Встреча гостей в аэропорту в некоторых случаях имеет большой вес – это имидж, демонстрация дружеских отношений, да и просто человеческое отношение. Неважно, какое количество гостей прилетает, встретить нужно всех. Какие вопросы по аренде транспорта нужно решить в этом случае, какой транспорт выбрать.
Как найти транспорт для организации встречи
Для решения вопроса встречи гостей, необходимо обратиться в транспортные компании (ТК), предоставляющие транспорт в аренду. Трансфер в воздушную гавань могут организовать многие компании в любом городе. Чтобы правильно выбрать из большого количества предложений, необходимо учесть:
- опыт работы компании;
- обладает ли фирма собственным водительским штатом;
- отзывы о работе ТК и её водителей;
- наличие гарантий и страховок;
- марки, технические данные и уровень исправности, имеющихся автомобилей;
- стоимость услуг, наличие акций и скидок.
Если существует необходимость постоянных, периодических встреч, то лучше выбирать ту компанию, которая готова предоставлять автомобили постоянно. При наличии постоянных контактов с транспортной организацией, отпадает необходимость заказа техники заранее, хотя и в этом случае, лучше побеспокоиться загодя. Может так случиться, что при обращении к транспортникам непосредственно в день прилёта, у них просто не окажется свободных машин. Тем более это актуально, если разговор пойдёт о машинах бизнес-класса определенной марки или модели.
Договоренности
Аренда транспорта должна обязательно оформляться договором, в котором указываются все тонкости и нюансы предстоящей поездки. Как правило, у транспортной компании уже существуют типовые образцы договора аренды, которые заказчику следует внимательно изучить и внести свои поправки перед его подписанием. Минимальные данные, которые должны быть учтены в договоре:
- у заказчика есть свой водитель, или транспорт предоставляется с ним;
- количество прибывающих гостей;
- приблизительный объем багажа;
- время и место подачи автомобиля;
- марку, класс, модель или вместимость машины;
- наличие сопровождающего и кто его предоставляет;
- стоимость услуг и конечная стоимость поездки.
Чем больше возможных нюансов будет внесено в договор, тем меньше проблем возникнет при перевозке. Например, водитель компании-арендодателя может лучше знать город, способы объезда «пробок», или хорошие туристические маршруты.
Сначала заказчику стоит позвонить менеджеру транспортной компании и обсудить все вопросы с ним. Он рассчитает стоимость поездки и озвучит её. Затем следует договориться с менеджером о том, когда и в какое время представитель заказчика или он сам, приедет к арендодателю для личного осмотра арендуемого транспорта. Уважающая себя и заказчика, транспортная компания, без проблем предоставит такую возможность. Особенно это актуально, если речь идёт о встрече VIP-гостей. В этом случае, будет уместен и вопрос дресс-кода водителя, если его предоставляет компания-исполнитель. Во время осмотра машины следует обратить внимание на:
- качество шин;
- «возраст» и внешний вид автомобиля;
- чистота салона и его стекол;
- качество сидений, возможность их раскладки;
- если есть возможность – проверить рулевое управление и тормоза путем короткого тест-драйва, или проверкой технической документации, в которой должны быть отметки органов транспортного контроля.
Если автомобиль заказывается с водителем, то стоит проверить его квалификацию и опыт.
Выбор транспорта
Какой автомобиль взять в аренду, чтобы встретить гостей на вокзале или в аэропорту. Ответ зависит от нескольких факторов:
- количество будущих пассажиров;
- дальность поездки;
- статус встречаемых.
Количество приезжающих является определяющим фактором при выборе вместимости машины. Если 1-3 человек может встретить один легковой автомобиль, то для группы 3-7 человек нужен минивэн, 8-15 пассажиров увезёт микроавтобус. Для встречи группы свыше 15 чел потребуется автобус.
Многое зависит от того, кто приезжает – если это местные жители, возвращающиеся из других мест, то требования к транспорт попроще. Если с парковки терминала необходимо забрать группу иностранных или иногородних туристов, то стоит подумать о заказе автомобиля, имеющего оборудование для гида. Имеет значение и объем багажа приезжающих – если его много, то следует заказывать большой туристический автобус с вместительным багажным отделением. Возможно, придется выбирать, что доступнее заказчику – автобус, чья вместительность соответствует числу приезжающих, или немного больше его, но с большим багажным отделением. Или автомобиль большей вместимости, в свободной части салона, которого можно поместить багаж. Например, необходимо встретить группу туристов-лыжников, собравшихся в длительный переход. Там, «в комплекте» перевозятся лыжи, палки, палатки, одежда, продукты, посуда и другой груз. Продукты и палатку, такой турист без проблем положит в багажное отделение, но лыжи он будет стараться «затащить» в салон.
Если планируется длительная поездка, например, из большого города в малый, то при прокладке маршрута движения, стоит продумать возможности остановок в местах общественного питания, число и длительность других остановок. Это особенно актуально, если среди приезжающих есть дети. Особенности есть, если встречать придется группу музыкантов с инструментами – там, возможно придется заказывать большой автобус даже для малого количества людей, потому что не каждого из них можно уговорить или заставить сдать инструмент в багаж.