Любая компания, рано или поздно сталкивается с необходимостью использования транспорта в своей работе. Это доставка сырья и комплектующих, и вывоз готовой продукции. Но не всегда, и не у всех, есть возможность содержания собственного автопарка. А если таковой имеется, то необходимо содержать специальный отдел, способный грамотно управлять имеющимися машинами. И если у компании есть проблемы с наймом таких специалистов, то лучшим выходом из сложившейся ситуации будет транспортный аутсорсинг. Что это такое, как происходит, в чем его выгода?
Что это такое и на чем основывается эта услуга
Транспортный аутсорсинг – это передача полномочий управления автомобилями компании посторонней организации, с которой заключен соответствующий договор. Аутсорсинг не предполагает передачу прав собственности на транспорт, а только прав на управление им и организацию его наиболее выгодного использования. Процесс выгоден компаниям, у которых нет собственных отделов логистики, или деятельность которых не предполагает большого объема перевозок.
Аутсорсинг выгоден и тем компаниям, которые не имеют собственного автопарка. Достаточно внести в договор право аутсорсинговой компании на заключение договора аренды машин от имени компании-заказчика. Большинство компаний, занимающихся сдачей автомобилей в аренду, сами оказывают аутсорсинговые услуги.
Основой транспортного аутсорсинга является договор, избавляющий компанию-заказчика от необходимости обучения и содержания специалистов по логистике.
В чем заключается выгода для компании-заказчика
Передача транспортных задач на аутсорсинг, предоставляет компании, заключающей договор, целый ряд выгодных решений:
- сокращение расходов на содержание специалистов по логистике, уменьшение числа бухгалтерских операций, оптимизация налогов на транспорт и имущество;
- высвобождение персонала для решения других задач;
- эффективность использования транспорта или оптимизация решений по его аренде;
- отказ от необходимости решения задач по хранению транспорта и его содержания (регистрация, техническое обслуживание, ремонт);
- передача обязанностей по решению кадровых задач (подбор и обучение водителей, слесарей, механиков, диспетчеров);
- гарантированное выполнение транспортных задач, зафиксированное в договоре.
При заключении договора указывают тип оговариваемых услуг – это может быть полный аутсорсинг или распространяющийся только на транспортные средства. В каждом случае выполняемые функции различаются.
Полный или транспортно-логистический аутсорсинг
Передача компанией-заказчиком на управление сторонней организацией не только перевозочного процесса и содержания автомобилей, но и задач по перевозке, обработке, приему и хранению груза, называется полным аутсорсингом. Эта методика практикуется торговыми компаниями, имеющими большие объемы грузов, но у которых нет собственного, достаточно оснащенного автопарка.
При сравнении затрат на самостоятельный набор водителей, аренду или покупку машин, проведение ТО и ремонта, закупку ГСМ, аренду складских помещений и их сотрудников, с договором аутсорсинга, в котором всё перечисленное прописано за фиксированную оплату, то в большинстве случае аутсорсинг оказывается выгоднее. Собственный автопарк будет выгоднее компаниям, напрямую занимающимися транспортно-логистическими услугами.
Аутсорсинг транспортных средств
Если у компании-заказчика уже есть собственные маршруты перевозок и складские помещения с персоналом, но хватает машин и водительского штата, то она может прибегнуть к аутсорсингу транспортных средств. Под ним понимается:
- аренда автомобилей;
- их страхование, техническое обслуживание, диагностика и ремонт;
- наем и содержание водителей;
- уплата транспортных налогов и сборов.
Все перечисленные операции выполняет компания-аутсорсер – она полностью контролирует автопарк, но не занимается логистическими и перевозочными процессами.
Порядок выхода на аутсорсинг
Применить аутсорсинговое управление автотранспортом не совсем просто – необходимо отделить от «живого» «организма» компании приличный «кусок» и отдать управление им в другие «руки», надеясь на повышение эффективности его работы. Как правильно организовать переход автотранспорта на аутсорсинг? Есть несколько этапов, позволяющих добиться нужного результата при создании аутсорсинговой компании, как дочернего предприятия компании-заказчика.
- Для начала необходимо найти и пригласить консультантов для полной проверки автотранспорта компании. Они должны провести технологический, организационный и экономический аудит автохозяйства с целью фиксации его текущего состояния. Проверка определит реальную схему затрат на машины, утвердит существующие показатели эффективности, определит возможности её прироста, выдаст полную информацию для создания сбалансированного плана вывода транспорта на аутсорсинг. Схема построения аудита транспортного цеха компании заключается в сборе информации, расчете текущих значений коэффициента повышения эффективности, определении точек или мест её прироста, создании плана первоочередных действий.
- Затем специалисты определяют стоимость услуг аутсорсинговой компании. Для компании заказчика выгоднее «привязать» тарифы к объему работ, а не к машино-часам. На этих же переговорах определяют оптимальную модель создания аутсорсинговой компании, решая основные вопросы – статус передаваемых компании-аутсорсеру активов, её организационная схема, механизмы вознаграждения руководящей команды.
- Подписывается договор с указанием условий создания и работы аутсорсинговой компании.
- Происходит запуск работы новой компании – подразумевается решение всех юридических и организационных вопросов, связанных с началом её работы. Для нормальной работы, компании необходимо иметь все документы, должен быть оформлен договор с организацией-заказчиком. Аутсорсерам должны быть переданы все оговоренные активы, им необходимо наладить договоры с поставщиками, обучить персонал и обеспечить его оборудованием и рабочими местами. Они должны разработать необходимые регламенты и процедуры, внедрить необходимые информационные системы.
После выполнения комплекса требуемых мероприятий, производится тестирование процедур и систем, аттестация персонала.
Основы достижения экономического эффекта
Когда перевозки переходят в «руки» другой организации, выходит на поверхность большинство логистических проблем, которые ранее замалчивались или были «в тени» человеческих отношений. При переходе на аутсорсинг меняется практика управления транспортом – от «указаний» к «показателям». Это сокращает управленческий труд, и изменяет мотивацию управленцев – причем, в обеих компаниях. Для менеджеров компании-аутсорсера, логистика – основа компетенций, их бизнеса, их «хлеба». Поэтому мотивация этих специалистов совсем другая, нежели у специалистов компании-заказчика. Профессионалы быстрее найдут скрытые резервы, о которых «собственные» логисты не знают, либо знают, но умалчивают. При правильно выстроенных отношениях и они начинают работать более эффективно, рачительнее использовать технику.
Компания-аутсорсер может снизить стоимость машино-часа за счет эффективного планирования, качественного учета и контроля расхода ГСМ, запчастей, установки обоснованных нормативов, увеличение межремонтного пробега техники, удаления ненужных активов. При построении нормальной работы, быстро выявляются сотрудники, мало задействованные в рабочем процессе. При правильной организации работы, средний уровень зарплаты специалистов компании-аутсорсера растет, а размер фонда оплаты труда снижается. Если предприятием правильно управляют, то такой организации вполне по силам снизить количество машино-часов при неизменных объемах перевозок. Основной «источник» снижения затрат при неизменных или даже растущих объемах – правильная организация работы диспетчеров.
Возможные риски перехода на аутсорсинг
Передача транспорта на аутсорсинг даже при доказанной экономической эффективности несет в себе значительную долю рисков, которые могут дать отрицательный результат или отодвинуть положительный итог на длительное время. К ним относят:
- скрытый саботаж «собственных» транспортников, нежелающих менять стиль работы;
- большой объем срочных грузоперевозок;
- нехватка подготовленных кадров;
- сбои в начале работы;
- нежелание поставщиков или дилеров, работать в единой информационной системе (АСУ);
- недостаток времени, необходимого на подписание новых договоров;
- реструктуризация производства, проводимая одновременно с переходом на аутсорсинг;
- нехватка начальных оборотных средств.
Опыт многочисленных успешных переводов на аутсорсинг показывает, что риски не пугают, если их предвидеть и предпринимать необходимые противодействия.
Рекомендации специалистов
Прежде чем «заваривать кашу» по переводу транспорта на аутсорсинг, нужно четко определить – для чего это нужно и какой ожидается результат. И стоит ли «игра свеч». Опытные специалисты говорят, что на 99%, успех зависит от уровня профессионализма команды, которая берется за дело. Она должна показать:
- методику проведения аудита логистики;
- набор основных показателей эффективности создаваемой системы;
- наличие современных информационных решений по планированию, учету и контролю над работой транспорта;
- способы и стандарты эффективной работы транспорта и его взаимодействия с другими подразделениями компании-заказчика;
- понимание специфики работы предприятия.
Главное в организации перевода на аутсорсинг – не ошибиться с выбором такой команды.