Только в случае применения на производстве вахтового метода, доставка сотрудников к месту работы и обратно является обязательной для работодателя. Это предусмотрено 301-ой статьей ТК РФ. Во всех остальных случаях, это право предприятия, а не обязанность. Если работодатель, по каким либо причинам, организовал доставку рабочих на производство и возврат их назад после работы, то он должен обозначить причины, по которым было принято такое решение. Какие это причины и как правильно организовать перевозку персонала, чтобы не вызвать дополнительные вопросы у налоговой?
Какие существуют варианты доставки сотрудников
Существует несколько вариантов доставки работников на производство:
- Компенсация расходов на личный транспорт. В случае существования проблем с общественным или корпоративным транспортом, работодатель может закрепить в трудовом или коллективном договоре, свое решение о компенсации работникам затрат на проезд к месту работы. В основном, это возврат расходов на топливо, техническое обслуживание и амортизацию личного транспорта сотрудников. В этом случае необходим регламент учета этих выплат, или установление одноразовой фиксированной суммы выплаты за учетный период.
- Доставка корпоративным транспортом организации. Компания, обладающая собственным транспортом, пригодным для перевозки людей и штатом водителей, может организовать доставку из одного или нескольких пунктов сбора, или из мест проживания большей части сотрудников. Это могут быть оговоренные места остановок на улицах или межпоселенческих дорогах.
- Доставка наемным транспортом. В этом случае, компания заключает договор с одной или несколькими перевозочными организациями на доставку своих сотрудников. Как правило, в договоре аренды оговариваются количество автобусов или микроавтобусов, и места посадки сотрудников.
Любой из приведенных способов доставки рабочих означает определенные расходы для работодателя. Их необходимо правильно списать для качественного вычисления налоговой базы на прибыль, чтобы не вызывать лишних подозрений в их обоснованности у налоговиков. В определенных условиях, с этих затрат будет необходимо отчислять взносы в фонды страхования.
Условия для вычета расходов на доставку рабочих из расчета налога на прибыль
Согласно требованиям налогового законодательства РФ, существует только два условия, на основании которых затраты на доставку сотрудников можно исключить из расчета налога. Это технологические особенности работы предприятия и наличие обязанности компании по доставке рабочих, записанное в трудовом или коллективном договоре.
Технологические особенности производства
Существование особенностей производства в законах не прописано, однако решения судов и разъяснения Министерства финансов РФ относят к ним следующие пункты:
- организация удалена от населенного пункта или общественных транспортных остановок более, чем на 500 м;
- существующие общественные маршруты не подходят по различным причинам – неудобный график движения, малая пропускная способность и т.д.;
- система организации работы предприятия подразумевает непрерывность процесса, с наличием нескольких смен;
- производство работает круглосуточно или завершает работу после окончания движения на общественных маршрутах;
- рабочие не могут воспользоваться общественным транспортом из-за отсутствия возможности соответствующей обработки одежды – например, на строй площадке не успели организовать душевые или комнаты для смены рабочей одежды на повседневную, а в загрязненной рабочей одежде общественным автобусом пользоваться нельзя.
Для исключения расходов на доставку из налогового расчета достаточно существования хотя бы одного из пунктов приведенного списка. Только наличие этих условий необходимо подтверждать документально – например, утвержденный график работы предприятия с указанием количества смен и их продолжительности, технологическая карта, правила внутреннего распорядка, коллективный договор с прописанной в нем необходимостью организации доставки сотрудников к месту работы и обратно, справка о графике движения по общественным маршрутам, выданная органом местной власти. Если доставка проводится силами собственного транспорта, то прилагается приказ руководителя о назначении ответственного за организацию перевозки, путевые листы, утвержденная схема движения (маршрут), расписание, список мест сбора и т.д.
Обязанность доставки прописана в трудовом или коллективном договоре
Эта причина исключения расходов на доставку из налогового расчета имеет некоторые нюансы – если технологических причин для организации перевозки рабочих на предприятии нет, то необходим персональный учет работников, пользующихся доставкой. С них будут удержаны страховые взносы и НДФЛ, так как государство считает, что они получают некоторый дополнительный доход, не неся затрат на проезд.
Статья 211 НК РФ считает, что доставка сотрудника к месту работы и обратно, является доходом работника, имеющим натуральную форму. В перечень необлагаемых НДФЛ выплат, зафиксированных в статье 217 НК РФ, оплата доставки сотрудников на основании решения работодателя, не входит. Стоимость доставки включают в доходы при условии, что их размер можно определить для каждого конкретного сотрудника. Любые ссылки на сложность ведения персонального учета, его трудоемкость или просто невозможность, налоговую инспекцию не убеждают.
Положение статьи 23 НК РФ не предусматривает применение расчетных методик для вычисления налоговой базы по НДФЛ и страховым взносам во внебюджетные фонды. Поэтому, чтобы их рассчитать , работодателю необходимо убедиться не только в том, что конкретный работник получил доход фактически, но и иметь точные данные о его сумме. Для этого работодатель может установить любую систему сбора необходимой информации – от использования талонов или билетов, до назначения специального ответственного, ведущего лицевой учет всех пассажиров.
Официальная позиция налоговой обосновывается тем, что для признания затрат по доставке сотрудников, должны выполняться оба условия – необходимость доставки рабочих на производство вызвана технологическими причинами и закреплена в трудовом или коллективном договоре. Если доставка организована в силу технологической необходимости, но при этом, не подкреплена коллективным или трудовым договором, то налоговая вправе доначислить налог на прибыль и НДС, расценивая перевозку как услугу для собственных нужд, с начислением соответствующих пеней и штрафов.
Требования Министерства по налогам и сборам в вопросах налогового учета затрат по доставке персонала на работу и обратно
Налоговые платежи при применении различных схем доставки сотрудников имеют сходства, но в некоторых вопросах отличаются.
Корпоративная доставка
Учет затрат по налогам и сборам будет выглядеть так:
- при расчете налога на прибыль – расходы учитываются как материальные затраты (горюче-смазочные материалы, топливо, запчасти, техническое обслуживание), оплата труда водителя, амортизация основных средств;
- если компания применяет УСНО, то она учитывает эти затраты так же, как в других налоговых схемах;
- НДС, НДФЛ и страховые взносы не начисляются.
Производственная необходимость и отсутствие затрат в пользу каких-либо конкретных сотрудников, стали причиной неначисления НДС, НДФЛ и страховых взносов.
Доставка транспортной компанией
Небольшие отличия в начислении налогов и сборов, от таких же, но при пользовании служебным транспортом, имеются:
- при исчислении налога на прибыль, затраты на доставку учитывают как «прочие расходы»;
- НДС учитывается, как входной, начисленный на услуги по договоренности с перевозчиком;
- НДФЛ и взносы в страховые фонды не начисляются.
Бухгалтерия рассматривает затраты на развозку сотрудников, как расход по статье «прочие виды деятельности» и может отражать их в дебете определенных счетов:
- 20 «Основное производство»;
- «Общепроизводственные расходы» – 25;
- 26 – «Общехозяйственные расходы»;
- 44 – «Расходы на продажу».
Сторонняя организация может корреспондировать эти счета и счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». При использовании корпоративного автопарка со счетами:
- 02 «Амортизация основных средств»;
- 10 «Материалы», субсчет 3 «Топливо»;
- 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;
- 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Для расчета налога, можно взять среднерыночную стоимость проезда «туда и обратно» действующую в регионе присутствия, для общественного транспорта. Например, поездка по этой схеме, на общественном транспорте обойдется в 50 руб. Тогда налоговой базой для начисления НДФЛ и страховых взносов в месяц, станет сумма в 1250 руб – 25 рабочих дней. Х 50 руб.